Aún con la ayuda de la tecnología, las empresas continúan emitiendo facturas con errores que dificultan el proceso de validación e incluso generan un rechazo de SUNAT, afirmó Kenneth Bengtsson, presidente ejecutivo de Efact.
“Existen errores que pueden ser fácilmente superados por el buen uso de la tecnología y por contar con herramientas de alerta que permiten a las empresas advertir el estado de las facturas. El objetivo es eliminar cualquier riesgo, que puede ir desde la falta de pago, hasta un proceso de supervisión de SUNAT”, comentó.
Bengtsson señaló los errores más comunes que las empresas presentan en las facturas y brindó recomendaciones para evitarlos:
Errores de concordancia: Ingresar un comprobante que fue previamente registrado con otros datos es uno de los errores más comunes. “Muchas empresas todavía transcriben los datos tributarios de forma manual, una mala práctica que está sujeta a errores humanos de digitación. La solución es utilizar el sistema de facturación electrónica tanto para emitir como para recibir los documentos, porque genera un archivo que es compatible con la plataforma de SUNAT y con los archivos contables de la empresa”, alertó el ejecutivo.
Registro de facturas fuera de fecha: De acuerdo a la normativa de SUNAT, se deben reportar las facturas en un periodo de ocho días calendario al día siguiente de su emisión. “Algunas compañías caen en este error porque no identifican todos los comprobantes que reciben. En Efact, tenemos un sistema de alertas que advierte sobre la recepción de un comprobante. Es una herramienta para que las empresas tengan un panorama claro de todos los documentos que deben gestionar”, precisó.
Errores contables: Un mal cálculo del IGV, reportes de retenciones con valor de cero y otros de carácter tributario también son errores comunes de las empresas. Bengtsson advirtió que la tecnología permite realizar cálculos exactos, pero es necesario contar con asesoría contable que asegure buenas prácticas para evitar una auditoría indeseada por parte de SUNAT.
Errores técnicos: Fallas en la emisión de los archivos XML o la falta de vinculación del PSE con el emisor también son errores comunes. “Es importante contar con el apoyo de un Proveedor de Servicios Electrónicos con plataformas digitales sólidas. En Efact, brindamos asistencia para alertar a nuestros clientes sobre el estado de sus facturas y los pasos a seguir para subsanar cualquier error”, comentó.
Bengtsson agregó que todavía hay facturas que son anuladas por SUNAT porque se ingresa un RUC que no existe. “Trabajar con un Proveedor de Servicios Electrónicos calificado ayuda a las empresas a eliminar este tipo de faltas que son fáciles de superar con el buen uso de la tecnología”, finalizó.