Empresas peruanas ya contratan el servicio de factura electrónica

Lima.- Carlos Velamazán, director de la Unidad de Negocio de Latinoamérica de Seres conversó con nosotros para conocer un poco mas de la factura electrónica que es obligatoria en nuestro país.

¿Cómo ve el desempeño de la factura electrónica en el Perú? Estos dos años, aproximadamente, de la implantación de la factura electrónica en Perú se han desarrollado de acuerdo a la evolución habitual en otros países de la región. Tras unos primeros momentos de un cierto desconcierto en la comunidad empresarial peruana, paulatinamente, hay más conocimiento y adaptación en las empresas a esta normativa. En mi opinión, la evolución del proceso ha sido buena.

¿Cuáles son los aspectos positivos y negativos que usted podrá resaltan en cuanto al desarrollo de la misma en el país? El desarrollo de la normativa de la facturación electrónica y la implantación en Perú han de considerarse como aspectos esencialmente positivos, trataremos algunos de los puntos relevantes:
La utilización del intercambio de documentos electrónicos entre compañías es un medio para de optimizar los procesos, ya que los automatismos que ahora quedaban dentro de la organización se pueden extender a los interlocutores de negocio: Clientes y Proveedores principalmente. Esto significa una optimización de procesos.
La factura, como el resto de los documentos electrónicos, por su propia naturaleza es de menor costo que los documentos en papel. No hablamos solo del costo del soporte papel, hablamos de todo lo que el papel conlleva (manipulación, archivado, envío, …) y esto ocurre mientras que es un documento más seguro y versátil. Lo que representa para las empresas una reducción de costos.
Estos dos, son los factores puros de negocio, los que más interesará a las empresas; sin embargo, se pueden identificar otros factores beneficiosos que no son puros de negocio, entre los que podemos resaltar:
Respeto por el medio ambiente: , la producción del papel se basa en la tala de árboles y en procesos industriales que ha de ser muy cuidadosos para no afectar al medio ambiente. Cada factura que pasa de papel a electrónica está ayudando a la conservación del medio ambiente.
Simplificar y gestionar la fiscalidad, con la factura electrónica las operaciones de venta y compra se registran una por una en SUNAT, esto va a permitir que no sea necesario hacer declaraciones periódicas; es más que sea la autoridad tributaria la que disponga de ellas y se las ofrezca la contribuyente; la autoridad tributaria tendrá mejores datos para estudiar y prever los flujos fiscales. Es frecuente también que la facturación electrónica dificulte las operaciones fraudulentas, por lo que se podrán observar disminución en la economía, digamos, “opaca”. Con lo que hemos identificado otro factor beneficioso en fiscalidad global; si bien, debe ser la autoridad tributaria la que debería identificar y explicar los beneficios que espera y consigue.
En cuanto a los aspectos negativos, suelen ser escasos y no permanecen demasiado tiempo. Generalmente, al iniciar la implantación de la normativa se produce gran desconcierto, la falta de experiencia de las empresas y el desconocimiento de lo han de hacer se convierte en un problema hasta que la difusión de la facturación electrónica está generalizada.
Otro factor negativo es afrontar el proyecto como “una obligación más que hay que cumplir rápido y barato”; esta actitud descarta, o pospone, las posibilidades que la facturación electrónica tiene para enfocarlo desde el punto de vista de negocio. Con estas actuaciones lo único que se logra es retrasar la entrada en los que en SERES llamamos la “Comunidad Digital”, es decir que las empresas comprendan que esta una forma optimizada de interactuar con sus interlocutores.

¿La facturación electrónica también puede ser adoptada por las Mypes y Pymes? En mi opinión no solo puede, debe., Deberían ser de los principales interesados en adoptar técnicas que les permitan optimizar procesos y reducir costes; especialmente para las medianas empresa hay una frase que lo puede resumir “Una empresa mediana tienen las mismas necesidades que una grande pero hay muchos menor menores recursos para cubrirlas”.

En prácticamente todos los mercados en los que operamos (tanto en América como en Europa), la inmensa mayoría de empresas son medianas o pequeñas. Entonces, ; ¿Cómo podríamos contemplar la Comunidad Digital que mencionaba dejando fuera a la gran mayoría?

Cualquier empresa puede acceder a servicios que le solucionen sus necesidades de intercambio electrónico de documentos; no es casual que no diga facturación electrónica; hoy es la factura electrónica, mañana es el intercambio generalizado de documentos electrónicos.
Los operadores con larga experiencia, como SERES, disponemos de una gama de servicios que harán posible que las necesidades de las medianas y pequeñas empresas se cubran de la misma manera que lo hacemos para las grandes empresas. El modelo de software como servicio (SaaS) y pago por uso, de los que somos pioneros, permiten que miles medianas y pequeñas empresas usen nuestros servicios.

¿En ese caso, de qué manera se beneficiarían? Los beneficios se basan en optimizar, simplificar y ahorrar en los intercambios de documentos con el resto de interlocutores. Veamos algunos ejemplos ¿Cómo se reportaban las operaciones de ventas a SUNAT?, haciendo una relación en las facturas y de sus importes fiscalmente relevantes; con la factura electrónica no hay necesidad de hacerlo, cada factura emitida se registra en SUNAT, con los datos fiscales necesarios.

Otra pregunta, ¿Cómo hago llegar una factura a mi cliente y como se que la ha aceptado?, además de todo el proceso interno con el papel, he de hacer un envío que según el destino tardará varios días; salvo excepciones, no me enteraré de que mi cliente la ha aceptado si no le llamo con ese objetivo. Con la factura electrónica, el documento viajará en unos segundos hasta el destinatario y si se envía por una red privada, segura y trazable (como la e-Factura de SERES), podemos de forma electrónica conocer la trazabilidad de la factura y actuar solo en el momento en que veamos que hay alguna incidencia.

Los procesos de facturación y tratamiento de las facturas no son foco de negocio de las empresas, son un proceso administrativo sujeto a la mayor optimización posible para reducir los costes no operativos. Como hacemos con otras actividades auxiliares al negocio, dejémoslas en manos de operadores especialistas que nos aportan su especialización y conocimiento.

¿Las personas que trabajan para un tercero y emiten un ruc como persona natural, también pueden emitir una factura electrónica? Esta es una pregunta para un contador, asesor fiscal o para la autoridad tributaria; hasta donde conozco en Perú las personas naturales hacen otro tipo de comprobantes electrónicos llamados “Recibos por Honorarios”, son documentos semejantes a las facturas, aunque con distinta estructura y trámite. Estos recibos también se registran en los sistemas de SUNAT.

¿En otros países como va el desempeño de la misma? La facturación electrónica es un hecho en toda la región, todos, o prácticamente todos, los países tiene iniciativas en marcha con mayor o menor grado de madurez.
Es relevante el caso de México, donde desde hace más de diez años se inició la facturación electrónica y que en la actualidad está completamente implementada en todos los sectores y tipos de empresas (incluyendo el sector primario); no solo ha sido la facturación electrónica también se han implementado y son de uso obligatorio comprobantes digitales para las nominas, la contabilidad y otros comprobantes fiscales.

También se puede citar el caso de Colombia, que pese a haber sido de los primeros países en definir una normativa de facturación electrónica no se vio difusión de la misma; este año, con una nueva normativa tanto jurídica como técnica acompañada de planes de obligatoriedad se prevé que la difusión se generalice. El estas fechas se está en la fase piloto de la implementación, en la que SERES participa con la autoridad tributaria colombiana (DIAN) para hacer los primero proyectos de implantación.
Es de destacar que mientras en Latinoamérica la facturación electrónica no generaliza hasta que no hay obligatoriedad, en Europa hay una amplia difusión del intercambio electrónico de documentos sin que exista una obligatoriedad generalizada; podemos atribuir esta situación a que las empresas consideran esencialmente los factores de reducción de costos y optimización de procesos, que les permite ganar competitividad y eficiencia empresarial. También es cierto que el intercambio electrónico de documentos se viene haciendo en Europa desde hace más de 30 años.

En base a estas experiencias, SERES ya ofrece servicios en Perú, que no solo cubren la normativa específicamente peruana, también están preparados para las necesidades de las empresas peruanas en los próximos años, cuando pase de ser una “nueva obligación” a un elemento más de gestión empresarial.

¿Qué le falta al Perú para que de un mayor despegue de su uso? En mi opinión hay dos factores esenciales para ampliar la difusión, uno el que se puede considerar esencial es el conocimiento, lo que podríamos llamar la “cultura empresarial” para la era digital. El otro factor es el tiempo, en todos los procesos de implantación generalizada es necesario un tiempo de maduración del proceso que se verá reducido o alargado en función de la actitud de las empresas.
La combinación de los dos factores da lugar a que cuanto mayor interés y conocimiento haya en las empresas, menor tiempo se tardará en tener una situación generalizada y que todas las empresas reciban el mayor beneficio de la implantación.
En nuestra experiencia, las empresas que han aprovechado la puesta en marcha de la facturación electrónica para establecer una “estrategia digital” en su forma de hacer negocios son las primeras que se incorporan y obtienen mejores resultados de lo que llamamos la “Comunidad Digital”, estableciendo la facturación electrónica como una proyecto de su estrategia y apoyándose en un partner (más que un proveedor) que acompañe en la transición de papel al documento electrónico.

¿Cuáles son los principales retos que debemos emplear? Los periodos de transición de la gestión de documentos solo papel, a la gestión de documentos solo electrónicos suelen representar un reto para la mayoría de las organizaciones. Lo adecuado es poner los medios para que la transición sea lo más rápida posible, hay que tratar que las empresas con las que tenemos relación se incorporen con la mayor brevedad al proceso y así conseguir los mejores beneficio mutuos.

Otro de los retos son las tentaciones que gran número de empresas tienen para hacer por sus propios medios los sistemas de facturación electrónica; es un hecho comprobado el costo de desarrollar, mantener y operar un sistema de facturación electrónica esn inmensamente más alto que contratar los servicios de un operador especializado. No solo eso, la capacidad de intercambio con otras empresas es muy reducida. Es frecuente que empresas que han hecho sus propios sistemas, transcurrido poco tiempo, nos llamen para pasar al modo servicio.

Volvemos sobre lo hablado anteriormente, la difusión del conocimiento y que los aspectos electrónicos se tengan en cuentas en la gestión de negocio es otro reto.

Aún hablando de estos desafíos, si que considero que la evolución de la implantación de la facturación electrónica en las empresas peruanas está teniendo un comportamiento mejor que el habitual en otros mercados.

¿Cuáles son las expectativas para este año en el país? Este año SUNAT ha previsto para el mes de julio la entrada en facturación electrónica de otro grupo de empresas, que se sumarán a las que ya están operativas. También se prevé que a primeras fechas os del año próximo entrarán más empresas peruanas.
Como a mayor número de empresas el resultado global será más beneficioso, la perspectiva se puede considerar como buena.
También, hemos notado un mayor interés por empresas no obligadas en incorporarse al uso de las facturas electrónicas, esto les da la posibilidad de planificar mejor su proyecto en cuanto al momento y recursos. Puesto que un día u otro van a tener que hacerlo, es sensato el plantearlo con antelación y considerando el mayor número de factores beneficiosos para su negocio.

¿Cuáles son las expectativas para los siguientes años? Es previsible que en los próximos años, el proceso no solo continúe, sino que se acelere.
Los mayores y mejores conocimientos en el sector empresarial, unidos a que el intercambio electrónico ya sea una situación habitual animarán a las empresas a utilizar estos recursos. El crecimiento de los que en SERES llamamos la “Comunidad Digital” tendrá un efecto de atracción a cada vez más empresas.
Todas las expectativas pueden verse superadas si el planteamiento de las empresas peruanas se enfoca en el medio y largo plazo, en buscar un operador que les ayude a planear y poner en práctica las actuaciones y proyectos, en cómo sacarle el mejor partido para su negocio a la gestión electrónica, en planear sus recursos y estrategia empresarial contando con las posibilidades actuales y futuras.
Como ejemplo, los procesos de la cadena de suministro (SCM) completamente electrónicos y automatizados no son una idea, son una realidad en algunos sectores y mercados. ¿Cuál sería la razón de desaprovechar estas oportunidades?